企業活動に納品書は必要？

納品書は、納品物と共に届けられることが一般的で、商品やサービスの内容や納品した日付を確認するための書類です。
納品書を送ることによって、取引先に安心感を与えることや信用を得られる場合もあります。

＜納品書に必要な記載内容＞

商取引の流れとして一般的なのは、（１）売主からの見積の提示→（２）買主からの発注の意思表示→（３）売主による納品　となります。納品書の記載内容は、（１）または（２）で意思表示のあった内容と同一の内容でなければなりません。
売主にも売る権利があり、買主にも買う権利があるわけですから、相互に同意した内容が注文or納品内容となるからです。
この内容と納品書の記載内容が異なれば当然トラブルになりますので、納品書の記載内容はしっかりとチェックする必要があります。

＜納品書の渡す時期＞

納品書のお渡し時期は基本的に商品のお届け時点になるのが一般的です。
例外として、納品時には仮の納品書を発行し、後日納品書をお届け（郵送）する流れもあります。

＜納品書の発行義務＞

納品書の発行は法律で義務付けられているわけではありません。
では、納品書はなぜ発行されるのでしょうか。

（１）誤納品の防止と事務手続きの円滑化
とある仕入先さんにいつも使う資材を注文したとします。もし数量や商品名が間違って納品された場合、納品書があれば明細を確認することができます。数量や商品名だけなら届いた商品を見ればすぐ気づくのですが、やっかいなのは金額が間違っていた場合です。納品書があれば、納品書と請求書でダブルチェックをかけることができますが、納品書がなければ請求書のチェックだけで誤表記を見ぬかければなりません。また、請求書の発行し直しで請求書の発送が遅れ、事務手続きの遅延も引き起こしかねません。
届いた都度、金額や数量などの確認ができる納品書を発行することで、誤納品を防ぐことができるのです。

（２）顧客の安心感のため
商品が届いた場合、届いたものが何で、それが注文通りの商品なのか分かった方が受け取る側としては安心であることは言うまでもありません。